Tietosuojaseloste
JÄSENYYTEEN JA MUUHUN ASIALLISEEN YHTEYTEEN PERUSTUVA
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry:n (lyhyemmin Lupaus ry) jäsenyyteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvaa henkilötietojen käsittelyä koskeva EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklojen 13 ja 14 mukainen tietosuojaseloste.
• Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti yhdistyksen jäseneltä tai yhteistyökumppanilta itseltään.
• Lupaus ry käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Lupaus ry:n määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
• Henkilötietoihin on pääsy vain niillä Lupaus ry:n edustajilla, joilla on tarve käsitellä tietoja yhdistykseen ja sen jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseksi.
• Rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Lupaus ry käsittelee henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry
Kotipaikka: Pori
Toimipaikka: Satakunta
Postiosoite: c/o puheenjohtaja Maren Jeskanen
Tähtikatu 4 as. 22
FI-28100 PORI
Puhelin: +358 503 614 610
Kotisivut: www.lupausry.fi
2. REKISTERIASIOIDEN HOITAJA
Yhdistyksen hallitus vastaa rekisterin ylläpidosta.
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: sihteeri Pasi Alajoki
puhelin: +358 445 977 024
s-posti: lupausry@gmail.com
3. REKISTERIN NIMI
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry:n jäsenyyteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Henkilötietojen käyttötarkoituksena on jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteröinti. Jäsentiedot ja yhteistyökumppanitiedot ovat toisistaan erillään ja muodostavat omat henkilötietoryhmänsä.
Jäsentietoja käytetään yhdistyksen ja sen jäsenten välisien yhdistysasioiden hoitamiseen.
Yhteistyökumppanitietoja käytetään asianosaisten luvalla yhteydenpitoon, informointiin, uutisointiin ja mainostamiseen. Muihin asiallisiin yhteyksiin rekisteröityjä henkilötietoja käytetään esimerkiksi yhdistyksen viranomais- ja pankkiasioiden hoitamiseen. Myös muihin asiallisiin yhteyksiin perustuvat henkilötiedot muodostavat oman henkilötietoryhmänsä.
5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry:n jäsen- ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri sisältää tiedon jokaisen jäsenen nimestä, tittelistä, kotipaikasta, sähköpostiosoitteesta ja puhelinnumerosta. Rekisteriin merkitään myös jäsenen mahdollisesti valtuuttama yhteyshenkilö ja edustaja.
Yhdistyksen kanssa yhteistyötä tekevät henkilöt ja yhteisöt, jotka eivät välttämättä ole yhdistyksen jäseniä rekisteröidään samoin; rekisteristä ilmenee muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot kuten yhteydenpito ja viestintä, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja rekisteröidyn osallistuminen niihin tai muihin yhdistyksen tilaisuuksiin sekä muut toimenpiteet asiallisen toiminnan ylläpitämiseksi.
Jäsenillä ja yhteistyötä tekevillä on oikeus tutustua rekisterin merkintöihin omalta osaltaan.
Yhdistys käyttää myös kuva- ja audiovisuaalisia tiedostoja. Kuvia käytetään kotisivuilla, uutisoinnissa ja informatiivisen tiedon yhteydessä sekä kronologiassa tai historiikissa. Myös mediatiedostoja kuten lehtileikkeitä tai laillisia kuvakaappauksia voidaan käyttää.
Yhdistyslaki ja tietosuoja-asetus määräävät jäsenluettelossa olevien tietojen luovuttamisesta. Hallitus voi päättää tietojen luovuttamisesta yhdistyslakia ja tietosuoja-asetusta noudattaen.
6. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
6.1 Oikeutettu etu
Rekisterinpitäjän oikeus käsitellä rekisteröidyn eli yhdistyksen jäsenen ja/tai jäsenen edustajan tai yhteistyökumppanin henkilötietoja perustuu osin tämän suhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Oikeutettua etua arvioitaessa punnitaan rekisteröidyn ja yhdistyksen etuja, kuten perusoikeuksien toteutumista, kerättyjen tietojen luonnetta ja käyttötarkoituksia sekä tietoturvaa.
6.2 Sopimuksen täytäntöönpano
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Kun henkilötietoja kerätään sopimuksen täytäntöönpanoa varten, henkilötietojen antaminen on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.
6.3 Suostumus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella siltä osin, kuin rekisterinpitäjä lähettää verkkosivujen käyttäjille uutiskirjeitä, suoramarkkinointia ja mahdollisesti muuta viestintää. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Julkisiksi tarkoitettuja informatiivisia, uutisointiin tai mainostamiseen tarkoitettuja tietoja julkaistaan vain asianosaisten luvalla.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat rekisteröity itse ja hänen valtuuttamansa yhteyshenkilö tai edustaja sekä erilaiset hakemistot, rekisterit ja muut julkiset tietolähteet, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisterit. Lisäksi tietoja voidaan hankkia Kuvataiteilijamatrikkelista. Rekisterin perustietoja voidaan myös hankkia ja päivittää niitä koskevia palveluja niitä tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.
8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti viranomais- ja pankkiyhteyksille rekisteröintien ja lupahakemusten yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen kronologian tai historiikin tekijöille. Asianosaisten luvalla tietoja voidaan käyttää yhdistyksen asioiden uutisointiin ja informointiin esimerkiksi kotisivuilla. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta sivullisille.
9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN
Jos henkilötietojen siirtäminen EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle olisi tarpeellista, tietojen siirrossa noudatetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön asettamia vaatimuksia ja tietojen siirrosta informoidaan erikseen rekisteröityjä.
Siirrämme sähköpostiviestinnässä esiin tulevia henkilötietojasi EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin, kun käytämme Gmailin sähköpostipalvelua. Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield -ohjelmaan, jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.
10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Jäseniä koskevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on Lupaus ry:n jäsen. Henkilötiedot poistetaan, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä. Yhteistyökumppanien ja näiden edustajien henkilötiedot poistetaan yhteistyökumppanuuden päättymisen jälkeen. Kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Rekisterinpitäjä voi säilyttää hallituksen jäsenten ja yhdistyksen jäsenten perustietoja (nimi, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi) pysyvästi rekisterinpitäjän historiikin laatimiseksi.
11. REKISTERIN SUOJAUS
Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry järjestää rekisterin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin sähköisesti ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa. Rekisteritietoja ei taltioida kolmannen osapuolen tarjoamiin pilvipalveluihin. Tiedonsiirtojen määrä pyritään pitämään minimissään. Henkilötietoja (sis. syntymäajan tai henkilötunnuksen, esim. hallituksen jäseniä ja nimenkirjoittajia rekisteröitäessä) ei koskaan lähetetä sähköpostitse eikä internet-pohjaisilla pikaviestimillä.
Julkisiksi tarkoitettuja informatiivisia, uutisointiin tai mainostamiseen tarkoitettuja tietoja, jotka on tarkoitettu julkaistaviksi asianosaisten luvalla internetissä, ylläpidetään turvallisissa konesaleissa, joissa on erillinen pääsynvalvonta. Ainoastaan yksilöidyillä Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry:n sekä sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Pääsy atk:n avulla ylläpidettäviin rekisterin tietoihin edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on Porin seudun nykytaiteen tukiyhdistys Lupaus ry:n myöntämä tarpeellisen laajuinen käyttöoikeus. Tietosuojasopimuksiin voi tutustua kotisivujemme kohdasta "Tietosuojasopimukset"
Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa 12 kuvattuja oikeuksiaan ilmoittamalla asiasta tämän selosteen kohdan 2 mukaiselle yhteyshenkilölle.
12.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
12.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle lisäselvitystä.
12.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
12.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:
• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
12.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle esimerkiksi verkkosivujen lomakkeella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, täytäntöön panemiseksi. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
13. OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
14. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.